Bài viết

Dịch Vụ Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Chuyên Nghiệp

Dịch Vụ Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Chuyên Nghiệp, Dịch vụ đã xuất hiện khá lâu trên thế giới. Tuy nhiên, ở Việt Nam, dịch vụ này chỉ mới được quan tâm trong những năm gần đây. Với đội ngũ nhân sự có kỹ năng chuyên nghiệp tại Hà Nội kính gửi đến khách hàng quy trình chi tiết.

Dịch Vụ Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Là Gì?.

Quản lý Vận hành tòa nhà chính là một hệ thống công việc thường xuyên, đột xuất hoặc định kỳ nhằm duy trì tòa nhà và những hoạt động liên quan trong phạm vi an toàn, trôi chảy và hiệu quả. Công tác Quản lý Vận hành Tòa nhà gồm những nhóm công việc sau:

  • Quản lý vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật theo quy trình chuẩn.
  • Quản lý an ninh, an toàn, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường, cảnh quan tại tòa nhà theo quy định hiện hành và các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng.
  • Quản lý chăm sóc khách hàng/ khách thuê/ cư dân theo những quy chuẩn về tiện ích và tối đa chất lượng phục vụ.

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ bao gồm các hoạt động sau:

  • Quản lý tài chính.

Ban quản lý tòa nhà với những nhiệm vụ quản lý tài chính, các khoản phí thu – chi sao cho rõ ràng, minh bạch và phù hợp với nhu cầu của khách hàng trong tòa nhà. Những khoản phí ngoài việc chi trả cho tiền điện, nước chung trong tòa nhà còn có chi phí cho việc làm vệ sinh các khu vực sử dụng chung, chi phí an ninh, chi phí vận hành, chi phí sửa chữa, các hệ thống kỹ thuật,…

  • Quản lý nhân sự.

Mỗi tòa nhà sẽ có đội ngũ nhân sự khác nhau cho từng vị trí. Vậy làm thế nào để tuyển dụng và đưa ra mức lương, thưởng, phạt hợp lý cho nhân viên là công tác của ban quản lý. Đồng thời, ban quản lý giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của nhân viên, đảm bảo đúng người, đúng việc, đúng chức trách.

  • Quản lý khách hàng.

Quản lý khách hàng của tòa nhà gồm việc ghi chép sự ra vào của khách hàng, các chính sách chăm sóc khách hàng, giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng nhằm mục đích giữ chân khách hàng, làm khách hàng hài lòng.

  • Vận hành, bảo trì hệ thống kỹ thuật.

Toà nhà có nhiều hệ thống kỹ thuật như hệ thống thông gió, hệ thống điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống thang máy,… Những hệ thống này cần được kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi sự hoạt động thông suốt của toàn hệ thống, nhằm đảm bảo an toàn cu dân cũng như các nhân sự làm việc trong tòa nhà.

Có Nên Sử Dụng Dịch Vụ Quản Lý Tòa Nhà Hay Không?.

Quản lý vận hành tòa nhà không phải là một việc dễ dàng. Nó đòi hỏi phải được thực hiện theo các quy trình nghiêm ngặt, phối hợp giữa các bộ phận và đặc biệt cần có sự hỗ trợ của hệ thống máy móc, kỹ thuật hiện đại. Vì vậy, không phải đơn vị nào cũng có đủ khả năng để đảm trách và thực hiện công việc.

Với những tính chất đặc thù và khối lượng công việc dày đặc như vậy, chủ đầu tư thường tìm đến những công ty, đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng thay vì tự quản lý vận hành. Bởi việc dùng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà sẽ mang lại nhiều lợi ích sau:

  • Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả.

Việc quản lý vận hành tòa nhà đòi hỏi sự bao quát cao đồng thời cũng phải chú ý đến những chi tiết tỉ mỉ để làm hài lòng khách hàng. Nên thuê đơn vị cung cấp dịch vụ thì khách hàng hoàn toàn an tâm, bởi những đơn vị này làm việc theo quy trình khoa học, bảo đảm mọi thứ diễn ra được suôn sẻ và hiệu quả nhất.

  • Nâng cao giá trị tòa nhà.

Việc quản lý tòa nhà được thực hiện một cách bài bản, hợp lý, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng không chỉ giúp khách hàng hài lòng mà còn giữ chân được khách hàng. Qua đó, nâng cao được giá trị tòa nhà.

  • Tiết kiệm chi phí, công sức.

Việc dùng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà sẽ giúp cho chủ đầu tư không cần phải đau đầu về vấn đề nhân sự, quản lý. Từ đó giúp tiết kiệm được công sức cũng như nhiều khoản chi phí. Đây là một trong các lý do mà dịch vụ quản lý tòa nhà được sử dụng rộng rãi hiện nay.

Quy Trình Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà 

Với mỗi công việc: quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý kỹ thuật, quản lý vệ sinh, quản lý an ninh thì đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà sẽ có những quy trình cụ thể. Ngoài ra, quy trình thực hiện phụ thuộc vào các quy định chung của tòa nhà.

Do đó, khi hợp tác, chủ tòa nhà, chung cư cần phải lưu ý và có các trao đổi cụ thể về vấn đề sau:

✔ Lập và thực hiện kế hoạch quản lý vận hành tòa nhà.

✔ Xây dựng bộ máy quản lý vận hành và cung cấp nhân sự quản lý vận hành nhà ở, kiểm soát quá trình quản lý vận hành theo kế hoạch thông qua bộ phận kiểm soát từ văn phòng quản lý theo định kỳ và thường xuyên.

✔ Thiết lập, điều chỉnh  quy trình quản lý, vận hành, biểu mẫu phù hợp với đặc điểm của tòa nhà và vận dụng vào quản lý thực tế tại tòa nhà.

✔ Kiểm soát, bảo đảm trật tự, an ninh công cộng, xử lý vệ sinh, môi trường, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật (điện, nước, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống thang máy, thang cuốn, thông tin liên lạc…).

✔ Chủ động liên hệ, phối hợp làm việc với những nhà cung cấp dịch vụ và hỗ trợ cư dân đăng ký sử dụng dịch vụ về nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, internet, điện thoại…

✔ Thay mặt Bên A quản lý, cập nhật, phát hành thông báo giá dịch vụ quản lý vận hành và tiến hành thu kinh phí quản lý và vận hành nhà, phí dịch vụ, phí tiêu thụ nước sinh hoạt của chủ sở hữu căn hộ theo định kỳ hàng tháng, đề xuất với Bên A các biện pháp bắt buộc thích hợp khi cần thiết để đảm bảo việc thu các khoản tiền.

✔ Giám sát công ty bảo trì cơ điện thực hiện việc bảo trì thiết bị cơ điện hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo kế hoạch đã lập và báo cáo định kỳ cho Bên A.

✔ Quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, bố trí lịch làm việc của những nhân viên kỹ thuật làm việc tại tòa nhà, giám sát công việc hàng ngày của nhân viên kỹ thuật bao gồm những hạng mục phải kiểm tra cũng như những công việc sửa chữa.

✔ Thực hiện sửa chữa đơn giản những thiết bị tòa nhà: thay bóng đèn, công tắc tại khu vực chung. Bên B chỉ chịu chi phí nhân lực sửa chữa và vật tư đơn giản (đèn chiếu sáng hành lang, công tắc, phụ liệu…); Bên A chịu trách nhiệm về phần vật tư, thiết bị thay thế thuộc phạm vi quỹ bảo trì, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.

✔ Thay mặt Bên A làm việc với những cơ quan có liên quan và phối hợp với chính quyền địa phương thực hiện các quy định của pháp luật về an ninh trật tự, vệ sinh môi trường và các phong trào chung.

✔ Đôn đốc, nhắc nhở cư dân thực hiện những nội quy quản lý, sử dụng tòa nhà. Nhắc nhở và hỗ trợ cư dân đăng ký tạm trú, thường trú khi vào sinh sống tại tòa nhà, tiếp thu ý kiến và giải quyết khiếu nại của cư dân liên quan đến công tác quản lý và vận hành tòa nhà.

✔ Tổ chức thực tập PCCC nội bộ định kỳ để những thành viên trong ban quản lý, bộ phận kỹ thuật, lực lượng bảo vệ, an ninh, bộ phận dịch vụ vệ sinh (và có thể có cư dân), phối hợp với Bên A lập phương án phòng cháy, chữa cháy định kỳ theo quy định để hướng dẫn khách hàng/cư dân tòa nhà nắm được các bước cần thực hiện khi có tình huống khẩn cấp xảy ra.

✔ Lựa chọn, ký kết hợp đồng dịch vụ với những nhà thầu có năng lực, có uy tín để cung cấp dịch vụ bảo vệ, dịch vụ giữ xe, dịch vụ duy trì vệ sinh hàng ngày, chăm sóc cây cảnh, xử lý côn trùng… tư vấn Bên A lựa chọn và ký hợp đồng với nhà thầu có năng lực và uy tín cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa…

✔ Báo cáo tình hình quản lý và các chi phí hoạt động hàng tháng, hàng năm tại hội nghị tòa nhà.

Đơn Vị Cung Cấp Dịch Vụ Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Chung Cư, Văn Phòng Nghiệp Vụ Cao, Uy Tín.

Dùng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà sẽ mang lại nhiều những giá trị hữu ích. Tuy nhiên, làm sao để lựa chọn được những đơn vị uy tín, chất lượng chính là vấn đề khiến các chủ đầu tư đau đầu.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, chung cư, nhà ở TRƯỜNG SƠN tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp. TRƯỜNG SƠN cam kết thực hiện theo đúng các quy trình bài bản, đội ngũ tay nghề cao, nhằm đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, tạo sự tin tưởng cho chủ đầu tư đồng thời nâng cao giá trị cho tòa nhà.

Vì Sao Nên Lựa Chọn Chúng Tôi:

👉 Cung cấp hệ thống quản lý tòa nhà văn phòng.

Gồm quản lý 4 hoạt động như: Quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng và vận hành bảo trì hệ thống kỹ thuật. Nhiệm vụ của nhà quản lý phải phân bổ nguồn lực hiệu quả, kết hợp hài hòa tất cả 4 hoạt động, cũng như kiểm tra, điều chỉnh quá trình.

👉 Cung cấp hệ thống dịch vụ phù hợp cho từng phòng.

Tùy theo những tính chất công việc đối với mỗi văn phòng, quy mô văn phòng sẽ có các yêu cầu về dịch vụ khác nhau, TRƯỜNG SƠN sẽ tư vấn cho khách hàng các dịch vụ phù hợp, đáp ứng tất cả yêu cầu của những ai sử dụng văn phòng.

👉 Chi phí dịch vụ giá cạnh tranh trên thị trường.

TRƯỜNG SƠN cam kết cung cấp cho khách hàng các dịch vụ “đáng đồng tiền bát gạo”.

👉 Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao.

Một dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng tốt phụ thuộc vào chất lượng nguồn nhân lực. Đội ngũ nhân viên của TRƯỜNG SƠN với trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm quản lý, được đào tạo, tập huấn định kỳ để bắt kịp những xu hướng trên thế giới.

Với nhiều lợi ích vàng, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng, không chỉ về chất lượng, tiến độ, giá cả mà chúng tôi còn có những chính sách chăm sóc tuyệt với, giúp những chủ đầu tư an tâm với mọi lo lắng về sau khi sử dụng những dịch vụ của chúng tôi. Liện hệ Hotline TRƯỜNG SƠN để được đội ngũ nhân viên CSKH giải đáp và tư vấn các thắc mắc cho bạn.